Elisa Heikura tuli keskiviikkona 16.10. Waffle Wednesday -tapahtumaan kertomaan mitä on deep work. Miten omaa keskittymistä voi parantaa ja tehokkuutta lisätä? Näihin kysymyksiin saimme vastauksen aamun aikana.
Elisa Heikura on yrittäjä, luennoitsija ja kouluttaja. Hän keskittyy kehittämään tiimityöskentelyä ja luennoimaan empaattisemman työelämän ja kollektiivisen älykkyyden puolesta. Hän haluaa auttaa ihmisiä olemaan vuorovaikutuksessa toistensa kanssa ja muodostamaan yhteyden toisiinsa ihmisinä. Elisa rakastaa asioiden suunnittelua, listojen tekeminen ja asioiden järjestely on tälle naiselle intohimo.
Usein elämässä käy niin, että kaikesta organisoinnista huolimatta tehtävälista kasvaa kasvamistaan ja työtehtävien perässä ei meinaa pysyä. Näin kävi myös Elisalle, mutta tutustuttuaan Deep Work -metodiin, hänen tuotteliaisuutensa tuplaantui ja elämänhallinta parani.
Aloitetaan pienellä harjoituksella.
Mieti sähköpostiasi, kasaa post-it lappuja kalenterin välissä ja tehtävälistoja, tulevia projekteja, vastaamattomia puheluja ja alati kertyviä ilmoituksia sosiaalisessa mediassa. Ota hetki ja mieti sitä tunnetta, miltä tuntuu avata tietokone tai puhelin ja aloittaa työt?
Sulje silmäsi ja mieti hetki tunnetta, ennen kuin luet eteenpäin.
Tunnetilan perusteella arvioi asteikolla 1-10 kuinka stressaantunut olet (1 täysin vapautunut – 10 todella stressaantunut). Jos tuloksesi on alle 5, hienoa, elämäsi on melko hyvin hallinnassa! Jos tulos on 5-8 keskimääräisesti sinulla menee hyvin. Yli 8 tuloksella työmäärän taakka tuntuu jo liian suurelle ja jos jatkat samalla tavalla, olet vaarassa polttaa itsesi loppuun.
Työtehtävien kuormittavuus
Pelkästään itse työtehtävä ei kuormita meitä, vaan suurin osa kaikesta stressistä tulee työn suunnitteluun ja valmisteluun käytetystä ajasta ja energiasta. Juuri siihen osaan deep work auttaa.
Riippuu täysin omasta alastasi ja kiinnostuksen kohteistasi, mikä on se asia, mihin juuri sinä tarvitset keskittymistä ja mihin deep work -metodia vaaditaan. Luovaa työtä tekevillä järjestelmällinen sähköposteihin vastaaminen on usein ikävää työtä, jota tekee mieli lykätä ja surffailla mieluummin Facebookissa. Toisille taas juoksevat asiat ovat mielekkäitä, mutta suunnittelutyöt vaativat erilaista keskittymistä.
Ajattelua on kahdenlaista. Ensimmäinen on nopeaa ajattelua, joka tapahtuu tiedostamatta eikä vaadi ylimääräistä energiaa. Toinen on taas tietoista hidasta ajattelua, joka vaatii energiaa. Hidas ajattelu on ihmiselle fyysisesti epämiellyttävää, sillä se nostaa verenpainetta ja sykettä, laajentaa pupilleja sekä kuluttaa glukoosivarastoja aivoista.
On tutkittu, että tavallinen ihminen jaksaa keskittyä 1-2 tuntia päivässä. Aivot jaksavat keskittyä vaativaan ajatteluun vain lyhyen ajan. Lepo on tärkeää. Esimerkiksi illalla sähköpostin lukeminen ei ole kannattavaa, sillä se rasittaa aivoja syöden jaksamista seuraavalta päivältä. Jopa ammattiviulistit, jotka ovat harjoittaneet aivojensa keskittymiskykyä, pystyvät harjoittelemaan ja olemaan tehokkaita vain 4 tuntia. Ei kannata siis olettaa, että kukaan pystyy saamaan virtaustehokkuuden kohdalleen koko kahdeksan tuntiseksi työpäiväksi.
Usein kun meillä on paljon tekemistä, viivyttelemme deadlineen asti ja suoritamme annetut tehtävät viime hetkellä. Paineen alla tunnet olevasi todella tehokas ja tunnet mielihyvää työn suorittamisesta nopeasti, mutta tutkimukset osoittavat, että paineen alla ei tule yhtä laadukasta lopputulosta, kuin silloin kun pääset virtauskokemuksen (=flow) tilaan. Kortisoli ja adrenaliini ovat hormoneja, joilla saamme kaiken tehtyä juuri ennen deadlinea. Dopamiini ja endorfiini -hormonit ovat taas virtauskokemuksen vaikuttajina. Jos teet asioita stressissä, se on pitkällä aikavälillä kuluttavaa. Virtauksessa tehty työ lisää hyvinvointia. Tähän virtaukseen pääseminen riippuu ihmisestä ja saattaa kestää kuitenkin jopa 20 minuuttia.
Kolme askelta, joilla saavuttaa deep work virtauskokemus työssä:
1. Pilko työ palasiksi
Jos tehtävä vaatii enemmän kuin 2 tuntia tarkkaa keskittymistä tai on pitkän aikavälin projekti, leikkaa se palasiksi. Kun tehtävä on kokonaisuutena liian iso, aivot eivät pysty käsittelemään sitä kerralla, eivätkä suostu kohtaamaan sitä. Tämän vuoksi todennäköisesti lykkäät tehtävän aloittamista vain eteenpäin. Tehtävän pilkkominen pienempiin osiin auttaa aivojasi käsittelemään tulevaa työmäärää ja suoriudut siitä helpommin.
Tehdään taas harjoitus.
Tee lista asioista, jotka vaativat itseltäsi keskittymistä. Valitse niistä sen jälkeen yksi tärkein, joka tuottaa eniten arvoa itsellesi ja työllesi.
Jos asia vie enemmän kuin 2 tuntia, leikkaa se paloiksi tehtäviin, jotka voi suorittaa tunnissa. Isommissa projekteissa, joissa et välttämättä tiedä koko projektin kulkua, mieti mitä voit tehdä 1. tunnin aikana päästäksesi alkuun.
2. Määritä itsellesi sopiva aika
Itsesi kanssa venkoilu ja neuvottelu ei auta mitään. 20% ihmisistä on iltaihmisiä ja 16% on taas aamuihmisiä, joiden tuottavin aika on 6-8 aikaan aamulla. Loput ihmiset ovat siitä väliltä. Mieti mihin ryhmään itse kuulut, ja milloin on itsellesi tuottavin aika? Jos olet aamuihminen voit keskittyä deep work -työntekoon aamuisin ja luovaan työhön iltaisin. Iltaihmiset taas voivat tehdä aamulla luovaa työtä ja jättää keskittymistä vaativat tehtävät illemmalle. Iltapäivällä lounaan jälkeen kaikilla tulee energiassa notkahdus, jolloin deep work ei onnistu lähes keneltäkään.
Tutki omaa työskentelytapaasi, mikä on itsellesi se paras aika ottaa tunti ja keskittyä deep work -työskentelyyn? Jotkut tuntevat, että se on aamulla ennen kuin kukaan muu on edes hereillä tai myöhään illalla, kun lapset on menneet nukkumaan.
Ajan lisäksi paikka on myös tärkeä. Avokonttori ei ole välttämättä paras paikka deep work -työskentelylle. Virtauskokemus keskeytyy jo sillä, kun joku kävelee ohi. Kestää taas 15 min päästä takaisin tuotteliaaseen tilaan. Mieti löytyykö toimistolta tai kotoasi paikka, johon voit mennä tunniksi keskittymään ilman, että kukaan häiritsee. Se voi olla neukkari, puhelinkoppi tai vaikka kellari, jos siltä tuntuu.
If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning. And if it’s your job to eat two frogs, it’s best to eat the bigger one first. -Mark Twain
3. Muodosta oma rituaali
Jätä puhelimesi pois, kun yrität saavuttaa deep work -tilan. Jos otat puhelimen mukaan ja se on käden ulottuvissa, saatat huomata hetken päästä, että olen tiedostamatta napannut puhelimen käteen ja päätynyt selaamaan sosiaalista mediaa. Laita sähköpostin ilmoitukset pois päältä ja verhot kiinni. Jos omistat vastamelukuulokkeet, laita luurit korviin. Löydä oma tapasi keskittyä ja toista sitä. Toistamalla samat asiat aina saman kaavan mukaan, opetat aivosi rituaaliin ja saavutat helpommin virtauskokemuksen tilan. Viestimällä aivoillesi aina saman viestin aivosi oppivat, että nyt on aika keskittyä deep work -työhön.
Deep work on hankalaa, joten ole armollinen itsellesi. Se ei ole mukavaa, mutta tunne joka tunnin jälkeen tulee, on ihana. Elisa itsekin käy toimistolla töissä, mutta deep work- työskentelyyn hän keskittyy aamuisin kotona. Samoja asioita toistamalla aivot oppivat tietyn tapahtumasarjan johtavan virtauskokemukseen ja virittäytyvät näin keskittymisen tilaan.
Voit miettiä myös pientä palkintoa itsellesi, oli se vaikka puolison halaaminen tai toinen kuppi kahvia. Palaat todennäköisemmin uudestaan takaisin deep work -metodin pariin.
Aluksi saattaa tuntua oudolta sulkeutua pois muulta maailmalta ja saatat jopa tuntea syyllisyyttä siitä. Tämä johtuu siitä, että aivomme ovat oppineet tuottamaan dopamiinia, kun olemme jatkuvasti Slackissa tai Facebookissa ja alati tavoitettavissa.
Tässä vielä muutama asia mitä odottaa, kun aloitat deep work -työskentelyn:
1. Valmistaudu epämukavuuden tunteeseen
2. Koita poistaa ympäriltäsi asiat, miksi et voi tehdä jotain tai jotka häiritsevät sinua
3. Ole armollinen itsellesi: jos keskittymisesi joskus herpaantuu, se ei ole maailmanloppu
4. Valmistaudu selittämään muille, miksi et ole tavoitettavissa tuntiin
Lopuksi vielä lukusuosituksia Elisalta:
Thinking, fast and slow by Daniel Kahneman
When: The Scientific Secrets of Perfect Timing by Daniel H. Pink
Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World by Cal Newport
