MITEN OLLA TEHOKAS TÖISSÄ?

MITEN OLLA TEHOKAS TÖISSÄ?

Tyypillisen työpäiväni rutiinit – näin minä teen!

Viime keväänä tunsin itseni suoraan sanottuna turhautuneeksi – mitä tuli töihini. Osittain se johtui siitä, ettei minulla ollut niin paljon töitä tehtävänä tuolloin, mutta myös siitä, että kaipasin järkeviä rutiineja päiviini. Olin suurimmaksi osaksi kotona yöpuku päällä ja minulla oli suuria vaikeuksia aloittaa työnteko. Erityisesti silloin kun minulla ei ole paljon töitä tehtävänä, on aloittaminen entistä vaikeampaa. Toisaalta töitä ei saa olla myöskään liikaa, koska silloin kaikki tuntuu ylivoimaiselta. Olipa töitä siis liian vähän tai paljon, voi kokonaisuutta olla hankalaa hallita.

Suurin käännekohta työrutiineihini liittyen oli se, kun aloin työskentelemään Wonderlandissa. Noustuani aamuisin ylös lähdin yhtäkkiä oikeasti töihin, aivan kuten ”normaalit” ihmiset. Puin päälleni jotain muuta kuin yöpuvun ja tapasin muita ihmisiä. Vaikken varsinaisesti työskennellytkään yhdessä muiden kanssa, tiesin että ympäriltäni löytyy aina joku, jolta voin pyytää apua tai jolle voin purkaa sydäntäni. Tai pitää yhteisen kahvitauon. Ennen kuin aloitin täällä en uskonut, että voisin saada näin paljon työyhteisöltäni. Nykyisin en kuitenkaan tiedä mitä tekisin ilman sitä.

Istuessani toimistolla minun on paljon helpompi keskittyä, sillä olen samassa tilassa ihmisten kanssa, jotka myös työskentelevät tehokkaasti. Aamuisin asetan itselleni selkeän tavoitteen päivälle – mikä on tärkeintä tänään? Kun olen valmis töiden kanssa, voin lähteä kotiin eikä minun enää tarvitse miettiä enää sen päivän töitä (vaikkakin joskus asiat vain jäävät pyörimään päähän). Tärkeintä on se, että voin hyvällä omallatunnolla olla vapaalla loppupäivän ja illan.

Yrittäjänä ja freelancerina tulee harvoin hetkiä, jolloin on ”valmis” kaiken kanssa. Aina on jotain tekemistä tai projekteja, jotka odottavat aloittamista. Näinhän se on toki useimmassa työpaikassa. Jottei tule aivan hulluksi olisi tärkeää pystyä (tai ainakin yrittää) jättää työasiat työpaikalle ja jatkaa niiden käsittelyä seuraavana päivänä, kun aivot ovat saaneet hieman levätä välissä.

Viime vuoden aikana olen löytänyt itselleni useita rutiineja, jotka auttavat minua organisoimaan jokapäiväistä elämäni parhaalla mahdollisella tavalla. Siksi ajattelin, että jaan muutaman vinkin siihen, kuinka myös sinä voit hallita työpäivääsi paremmin. Nämä vinkit koskevat ehkä etupäässä freelancereita ja yrittäjiä, mutta useiden ihmisten työtehtävät koostuvat nykyään monista erilaisista asioista ja ovat hajanaisia, jolloin kokonaisuuden hallinta voi olla haastavaa. Nykymaailmassa yhä useampi toimii itsensä pomona – myös kiinteällä kuukausipalkalla työskentelevistä.

Viisi toimivaa rutiinia työtehtävien organisointiin

  1. Suunnittele viikkosi – yksityiskohtaisesti

Perjantai-iltapäivisin käyn usein läpi seuraavaa viikkoa; mietin mitä kaikkea pitäisi saada aikaiseksi ja kirjoitan ylös selkeä to do -listan. Itse käytän Todoist-nimistä palvelua, johon kirjoitan ylös kaiken. Esimerkiksi: kirjoita Annikasta kertova juttu, korjaa juttu, kirjoita sähköposti Lisalle, onko Lisa vastannut sähköpostiin jne. Yritän jakaa kaiken mahdollisimman pieniksi palasiksi, jotteivat tehtävät tule ylivoimaisiksi. Luin vastikään tekstin, jossa tätä kutsutaan mikroproduktiivisuudeksi. Pienen pieniä askeleita eteenpäin. Ja onko olemassa parempaa tunnetta kuin se, kun saat viivata yli jotain to do -listaltasi?

2. Priorisoi

Kausina, jolloin on paljon töitä, on tärkeää pystyä priorisoimaan. Mitkä asiat sinun pitää saada tehtyä heti ja mitkä voivat odottaa myöhempään? Henkilökohtaisesti jaottelen asiat deadlinen mukaan – asiat, joilla on eniten kiire teen aina ensimmäisenä. Koska kaikkea ei kuitenkaan voi tehdä kerralla, on parempi valita tarkkaan, mitä tekee ensin ja keskittyä siihen kunnolla.

3. Aloita heti

Aloitan duunit ihan kohta, ensin lähetän vain tämän sähköpostin ja tarkastan nopeasti Facebookin. Hei, ja nyt sain kommentin Instagramissa, johon minun on vastattava … Kuulostaako tämä tutulta? Teet kaikkea muuta kuin työskentelet ja pian huomaat, että koko päivä on kulunut, etkä ole saanut aikaiseksi mitään järkevää. Salaisuus on, että aloitat työskentelemään heti, et myöhemmin, et tunnin päästä, et pian. Vaan nyt. Katso to do -listasi läpi ja aloita ensimmäisestä tehtävästä. Kun olet valmis sen kanssa, voit pitää 5–15 minuutin tauon, jonka jälkeen jatkat seuraavan tehtävän parissa. Useimmissa tehtävissä kestää vähemmän aikaa kuin luulet – näin ainakin minulle on käynyt useaan otteeseen. Joskus tehtävän saaminen alkuun saattaa itse asiassa kestää pidempään kuin tehtävä itse.

4.     Tee yksi asia kerrallaan

Multitasking – ehkä työskentelyn suurin vihollinen. Tämä johtuu siitä, että useamman asian tekeminen kerralla ei vain yksinkertaisesti ole mahdollista. Mikäli pystyt keskittymään yhteen asiaan kerralla, saavutat huimasti parempi tuloksia. Tämän takia aloittaessasi tekemään töitä, jotka vaativat keskittymistä, sulje Facebook, aseta puhelin hiljaiselle, sammuta ilmoitukset saapuneista sähköposteista jne. Minun on ollut paljon helpompi keskittyä sen jälkeen, kun aloin käyttämään viime vuonna ajanhallintatyökalua nimeltä Toggl. Seuratessani tehtäviin käyttämääni aikaa, esimerkiksi kirjoittaessani juttua tai kääntäessäni tekstiä, tuntuu että fuskaan jos eksyn tekemään jotain muuta, jonka ansiosta minun on helpompi keskittyä siihen mitä todella teen. Aivojamme on onneksi helppo huijata tarvittaessa.

5.     Pidä taukoja ja vapaapäiviä

Työskentelen tehokkaasti tunnin tai maksimissan kaksi, jonka jälkeen tarvitsen tauon. Tällöin käyn yleensä täyttämässä teemukini tai kierrän toimiston nähdäkseni, josko jollain olisi aikaa lyhyelle juttutuokiolle. Ehdottomasti parasta coworking-tilassa ovatkin ”kollegani”! Nyt toimistolla työskennellessäni minun on paljon helpompaa erottaa toisistaan työ ja vapaa-aika, enkä enää työskentele lähes koskaan iltaisin! Ihminen ei ole robotti, joka pystyy työskentelemään aamusta iltaan tehokkaasti. Tauot ja lepo ovat todella tärkeitä, jotta voimme varmistaa olevamme työkykyisiä myös tulevaisuudessa. Et ole laiska, mikäli lepäät ja pidät taukoja. Olet vain älykäs.

Itse olen toiminut freelancerina yli kuuden vuoden ajan ja nyt ymmärrän, että vie aikaa löytää itselleen sopivat rutiinit työskentelyyn. Ei ole myöskään helppoa olla itselleen hyvä pomo. Se kuulostaa helpolta ja hienolta, mutta välillä on hetkiä, kun mikään ei onnistu. Ei vaikka kuinka seuraisin rutiinejani. Toisaalta kun asiat sujuvat, tuntuu se erittäin hyvältä. Mielestäni tärkeintä on, että mietit minkälaiset rutiinit toimivat sinulle ja mitä asioita pidät itsellesi tärkeänä. Olet ainoa ihminen, joka osaa vastata siihen miltä optimaalinen työpäiväsi tai -viikkosi näyttää. Minua nämä viisi asiaa auttoivat, mutta ehkä sinulla on muita supervinkkejä, jotka toimivat juuri sinulle.

Mikä sinun mielestäsi on hankalinta itsensä pomona toimimisessa? Miten organisoit omaa ajankäyttöäsi? Mitä haluaisit pystyä tekemään paremmin? Minkälaisia rutiineja haluaisit lisätä työpäiviisi? Mikäli keksit vastaukset näihin kysymyksiin, uskon että olet jo pitkällä suunnittelemassa parempia työpäiviä itsellesi.

Ps. Mikäli kiinnostuit Wonderlandista, voit tulla kokeilemaan tiloja ilmaiseksi päivän ajaksi (ota vain yhteyttä hello@wonderlandwork.fi) – jolloin lisäksi pääset bonuksena lounaalle kanssani, hehe! Mikäli sinulla on kysymyksiä tilaan liittyen, vastaan myös mielelläni!

Michaela Von Kügelgen

https://michaela.fi/